Оформление кадровых документов

Правильное ведение кадрового делопроизводства в компании является залогом успешного прохождения всех проверок государственных органов - налоговой и трудовой инспекции, других фондов. Кроме того, это ведет к отсутствию таких негативных последствий, как приостановление деятельности с последующим взысканием штрафов.

Все внутренние документы, с которыми приходится сталкиваться кадровику, можно разделить на три большие группы:

• организационные документы;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы;

Различные виды кадровой отчетности по кадровому составу, кадровые журналы (книги учета), являются основой для оформления всех кадровых документов.

В свою очередь, организационные документы делятся на следующие группы:

• распорядительная документация - это положения (документы, которые определяют порядок формирования задач и ответственность каждого работника в компании как в целом, так и по отдельности для каждого работника или же структурного подразделения) и уставы (правила, которые регулируют деятельность компании и взаимоотношения внутри коллектива и руководства);

• исполнительная документация (это распорядительные документы, в которых определены различные стороны деятельности компании, а также должностные инструкции структурных подразделений);

В компании также обязательно разрабатывается штатное расписание, являющееся одним из документов для формирования структуры компании. В нем приводится перечень подразделений, названия должностей в каждом из подразделении и количество штатных единиц. Также там указываются оклады по должностям с указанием каждой надбавки (фонд оплаты труда по месяцам).

Распорядительные документы имеют административное назначение и адресованы нижестоящим отделам или отдельными исполнителями. Распорядительные документы - это постановления распоряжения и приказы.

Оформление кадровых документов

В 2018 году вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, он устанавливает новые требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Кроме того, он меняет порядок заверения копий документов. Основное изменение: на копии теперь необходимо указывать, где находится сам подлинник.

Новые реквизиты

Новый и старый ГОСТы различаются только по количеству реквизитов. Изменения в их составе также есть: включены новые части, а некоторые старые подверглись редакционным изменениям.

Ничего не изменилось с точки зрения бланков документации (состава реквизитов и их расположения). Однако теперь кадровый документ дополнился следующими реквизитами:

• наименование структурного подразделения, которое и создало документ (оно пишется под наименованием организации);

• обозначение должности лица – автора документа;

• гриф ограничения доступа к документу (надписи «Для служебного пользования», “Коммерческая тайна” и др.) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа,там же ставится фамилия и подпись автора;

• обозначение электронной подписи.

В настоящее время, когда стали популярными системы электронного документооборота (сокращенно СЭД), документы представляются в электронном виде уже не как копии их бумажных вариантов. А все главные реквизиты описываются с помощью электронных карточек данного документа. Кроме того, непосредственно и согласование также проводится в электронной форме. Это касается всех компаний, которые теперь применяют системы электронного документооборота.