Делопроизводство - залог сохранности и эфФективного использования документов

Готовясь к 25-летию образования Дзержинской городской организации ветеранов, пришлось по крупицам собирать материалы об истории организации, ее первых руководителях и активистах, документы, которые бы рассказали об успехах, трудностях, недоработках, намеченных и проводимых мероприятиях.  И сто раз убеждались в том, что правильное ведение делопроизводства - залог успешной работы любой организации, залог сохранности и использования документов в будущем.

Обеспечивая контроль за исполнением документов, их регистрация и учет, организованное делопроизводство способствуют укреплению исполнительской дисциплины, повышению порядка и организованности в работе.

Для этого начали работу, как говорится, с себя, утвердили номенклатуру дел городского совета ветеранов, определили, какие документы имеют ценность для тех, кто придет после нас, то есть подлежат постоянному хранению и передаче в архив, какие имеют временное значение, текущие документы.

Проверки на местах в первичках показали, что делопроизводство на местах оставляет желать лучшего. Те, кто ведет документацию, далеки от этой канцелярской работы, редко кому приходилось составлять планы, отчеты, регистрировать документы, предоставлять информацию о своей работе и готовить документы о поощрениях и награждениях, да и просто вести собрания, писать протоколы и т.д.

Мы убеждались, что ветеранские организации много делают, но редко дают о себе знать, редко пишут о своей работе, не на должном уровне исполнительская дисциплина.

Поэтому на очередное заседание президиума городского совета ветеранов был вынесен вопрос: «Делопроизводство в первичных ветеранских организациях и исполнительская дисциплина в советах ветеранов».

Были приглашены председатели, заместители и секретари ветеранских организаций.

С информацией о примерной номенклатуре дел в первичках выступила секретарь городского совета ветеранов Краснопольская Лидия Константиновна. Она называла индекс дела, наименование дела, подробно разъясняя, что в обязательном порядке должно быть документом в организации. Так, в обязательном порядке должны быть журналы (тетради) исходящих и входящих документов, списки ветеранов по форме, протоколы заседаний, журнал учета заявлений, обращений граждан и др.

Безусловно, в каждой организации могут быть дополнительные папки или журналы, но протоколы конференций, собраний, заседаний, статистические отчеты - это исторические документы. С обобщением опыта работы выступили Захарченко Николай Серафимович – секретарь первичной организации шахты им. Ф.Э. Дзержинского, Ивахненко Михаил Павлович – председатель первичной организации ветеранов фенольного завода; Локоткова Светлана Николаевна – зам. председателя совета ветеранов шахты «Новодзержинская». Так, например, Светлана Николаевна Локоткова не только рассказала, как поставлена в их организации работа с документами, но и показала наглядно, какие дела, как оформлены и что это дает в работе. Она призвала своих коллег не бояться трудностей, заводить дела, подбирать и тщательно формировать их. «Это очень кропотливая работа, она требует постоянного внимания, но зато, когда это сделано, для нас не составляет трудностей найти сведения о любом ветеране, сказать, сколько у нас инвалидов ВОв, УБД, одиноких и др., ответить на любой вопрос городского совета ветеранов», - заключила свое выступление Светлана Николаевна.

И действительно, в настоящее время исполнительская дисциплина в этой организации на высоте.

Проверяя на месте работу с документацией в этой организации, убеждаешься, что здесь работают любящие своё дело люди, бережно относящиеся не только к ветеранам, но и к каждому документу, касающемуся своей организации.

Подводя итоги по рассматриваемому вопросу, первый зам. председателя совета городской организации ветеранов Лисицын В.М. сказал, что всем необходимо улучшить делопроизводство в своих организациях.

Л. Братерская.         

Зам. председателя

городского  совета ветеранов.